Le processus de dématérialisation des factures est un facteur important de la stratégie de réduction des coûts des entreprises. Cette évolution est encouragée par l’Etat français qui impose la facture électronique au secteur public et progressivement à tous les établissements privés.
Dans cet article, découvrez 3 bonnes raisons de passer le cap !
Rationalisez vos coûts et gagnez en efficacité
La dématérialisation des factures permet d’alléger votre budget avec un retour sur investissement rapide. Par ailleurs, vous n’avez plus besoin d’éditer des doublons en cas de perte par le client ou si le courrier s’égare… Une facture électronique revient en moyenne à 5€ quand le coût de la version papier s’élève en moyenne entre 1,20€. Un coût auquel s’ajoutent ensuite les frais de matériel, de traitement, d’affranchissement et d’archivage. Bien plus économique, la facture dématérialisée coûte, quant à elle, approximativement 0,30€. Un gain financier de l’ordre de 75% qui sera d’autant plus apprécié des sociétés qui émettent un volume de factures important. deux
Plus de productivité
La gestion des factures clients est une tâche chronophage pour les services comptabilité. Édition de la facture, impression, mise sous pli, adressage, affranchissement, collecte ou envoi du courrier, lettrage, archivage… les opérations à réaliser s’accumulent. En passant à la facture électronique, vous optimisez votre gestion administrative et votre service comptabilité peut se consacrer à d’autres missions à plus forte valeur ajoutée. L’élimination du traitement manuel au profit de l’automatisation augmente mécaniquement la productivité. trois
Réduisez les litiges et les délais de paiement
En choisissant de dématérialiser vos factures clients, vous recevrez vos règlements plus rapidement. Le cycle de traitement d’une facture électronique est sensiblement plus court, du fait de la suppression de nombreuses tâches. Vos factures sont également traitées plus rapidement puisque reçues par vos clients au format électronique. On constate généralement que le délai de paiement peut être réduit jusqu’à 50%, ce qui impacte de façon positive la performance financière de votre société. De plus, vous éviterez les litiges relatifs à la facturation papier : facture non reçue, défaut d’impression, mauvais destinataire… Ils rallongent les délais de traitement donc de paiement. Avec la dématérialisation, vous assurez une traçabilité fiable de chaque document émis par vos soins. Grâce au suivi en ligne, vous pouvez également relancer les clients qui n’ont pas téléchargé le document alors que la date de règlement approche. Ainsi l’équilibre financier de votre société en sera positivement impacté. Chaque année des entreprises font faillite à cause des retards de paiement, le sujet mérite donc d’être traité et des mesures prises.
Adoptez un comportement plus responsable
En réduisant le volume papier consacré chaque année à l’édition des factures, vous limitez l’impact environnemental de votre activité. Une excellente chose pour la planète mais aussi pour votre activité. Cette démarche, qui s’inscrit parfaitement dans votre politique RSE vous ouvrira par exemple certains marchés publics. La dématérialisation appliquée à la facture est une conduite moderne qui s’inscrit dans une logique globale de réduction des déchets pouvant être partagée par vos clients. cinq
Anticipez votre conformité réglementaire
Depuis le 1er janvier 2017, les factures émises par les entreprises françaises vers la sphère publique sont progressivement dématérialisées. Il s’agit d’une obligation qui s’inscrit dans le cadre de la loi de modernisation de l’économie et qui concerne tous les fournisseurs de l’État. Cette obligation d’émettre des factures dématérialisées vers les administrations, les collectivités et les établissements publics impacte les entreprises quelle que soit leur taille. La législation ne cesse d’évoluer en France, mais aussi en Europe. Ne vous laissez pas prendre de court et anticipez l’obligation de la facture dématérialisée pour les échanges B2B !
