Une facture peut être établie sur une feuille de papier, à la main, du moment que les mentions légales et les éléments obligatoires y sont indiqués.
Une facture est considérée comme une facture électronique, uniquement si elle est émise et reçue sous forme électronique (par email ou via un lien sécurisé sur internet). Attention : une facture électronique n’est donc pas une facture-papier numérisée et envoyée par email ! L’identification de votre auto-entreprise en tant qu’émetteur de la facture garantit l’authenticité du document. Il faut donc veiller à ce que votre système et celui de votre client soient compatibles pour la lisibilité de votre signature électronique s’il y en a une, et de l’ensemble du contenu de la facture. Il faut également que vous puissiez apporter la preuve de sa réception par le client (envoi postal recommandé ou preuve de réception du mail, de préférence envoyé via une application numérique sécurisée).
Le contenu d’une facture électronique (ou dématérialisée) est exactement le même que celui d’une facture papier. Toutefois vous ne pouvez faire une facture électronique que si votre client a accepté au préalable. Il doit vous formaliser cette acceptation.
Le saviez-vous ?
Vous êtes fournisseur ou prestataire du service public (État, collectivités locales, établissements publics, hôpitaux, écoles, etc.) ? À compter du 1er janvier 2020, vous avez l’obligation de leur transmettre vos factures au format électronique. Vous devrez alors vous rendre sur le portail Chorus Pro. Une fois votre compte créé, vous n’aurez plus qu’à saisir et déposer votre facture. À noter que cette formalité est totalement gratuite.
La conservation des factures
Durée de conservation
Les factures-papier doivent être conservées physiquement 10 ans à partir de l’année d’émission. Dans le cas d’un archivage numérique, les factures-papier sont numérisées et conservées pendant 6 ans. L’administration fiscale précise que ce double électronique doit être stocké sur le territoire français et dans un lieu immédiatement accessible à toute requête.
Conservation des factures électroniques
Si vous optez pour des factures électroniques, vous avez 2 possibilités : Imprimer la facture et la conserver dans vos archives (10 ans) Conserver la facture sous forme électronique Cette dernière option est économique et permet de gagner de la place. Toutefois veillez à appliquer certaines précautions notamment en cas de contrôle ou pour éviter tout litige avec un client. Et surtout n’hésitez pas à utiliser OZénie, le facturier certifié AFNOR, et ses fonctionnalités complémentaires telles que l’archivage fiscal et/ou la sauvegarde des données.
