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ÕZénie certifié par l'AFNOR
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Faire un plan
Commencez par faire un plan pour déterminer quelles sont vos priorités pour améliorer votre bien-être et rester fort dans le temps. Imaginez une journée parfaite, une semaine parfaite, un week-end parfait et une vie parfaite pour vous. Essayez d’estimer le temps que vous devez accorder à chacune des priorités pour obtenir un résultat au plus proche de vos espérances. Voici quelques exemples de priorités : Être heureux en famille Avoir ou créer un travail passionnant avec beaucoup de liberté Vivre des sensations fortes et uniques Certaines personnes ont besoin de ces trois priorités pour être bien. Si l’une empiète trop sur une autre, elles seraient malheureuses à long terme. Dans ce cas, leur travail devra leur laisser du temps pour leur famille le soir et les week-ends ; elles devront avoir des méthodes pour travailler efficacement en temps limité ; et elles accorderont un laps de temps court mais intense à la pratique de leurs loisirs. Une fois que votre plan est fait, vous connaissez vos priorités qui vous aideront à garder le moral. Vous avez également une idée du temps que vous souhaitez accorder à votre activité de freelance. Maintenant, vous savez où vous voulez aller et pourquoi vous le faites, cela vous aidera à vous sentir bien dans votre tête.
Maintenant que vous savez ce que vous voulez, créez-vous votre univers pour travailler de chez vous. Aménagez vous un endroit qui vous correspond, qui vous motive et vous donne l’énergie positive pour attaquer la journée. Pour la création de votre univers, voici quelques recommandations : Il doit posséder un moyen de vous couper physiquement de la vie de la maison Il doit être lumineux avec des fenêtres Il doit être aéré Il doit vous correspondre au maximum, n’hésitez pas à décorer ! Pensez confort et ergonomie pour votre station de travail
La bonne idée
N’oubliez pas, la création de votre univers Freelance est tant physique que morale. Pensez à expliquer les règles à vos amis, votre famille et votre conjoint !
Il faudra savoir dire non aux « demandes de services » de la part de vos proches. Vous travaillez de chez vous, vous avez des engagements, une image et des délais à tenir ? Ne soyez pas arrangeant avec votre entourage au dépit de votre travail. Vous remplir la tête de contraintes inutiles ne sera pas bénéfique pour vous sur le long terme.
Maintenant que votre univers est créé, vous pouvez commencer à travailler et développer l’élément clé du travail à la maison : la rigueur !
En tant que freelance, il vous faudra être fort. La rigueur vous permettra de créer des pensées et des synergies positives. Elle vous donnera confiance en vous en réussissant de petites ou de grandes victoires.
Attention
La rigueur est un peu comme la confiance, elle se gagne en gouttes et se perd en litres.
Si vous vous laissez manger petit à petit, vous finirez par générer des pensées négatives provoquant des synergies perverses comme :
Le surmenage
La mauvaise organisation
La baisse de vos performances
Le stress inutile
La déprime, le manque de confiance
Tous ces éléments sont intimement liés. Ils sont vicieux, sans règle et sans rigueur. Ils finissent par gagner du terrain et vous affaiblir.
Pour éviter cela, créez des rituels et un code de bonne conduite qu’il vous faudra tenir. Mettre en place un rituel vous évitera de trop réfléchir à chaque fois si l’action est bien ou mal sur le long terme.
Pensez au meilleur pour vous : définissez les rituels et inscrivez-les dans un document papier prêt de vous. Laissez votre liste visible sur votre bureau, cela vous aidera à savoir qu’elle existe et que vous devez la respecter.
Exemple de rituels :
Douché et habillé tous les matins avant de commencer à allumer l’ordinateur
Commencer la journée par un café en faisant de la veille
Planifier sur un bloc note les principales tâches de la journée et faire ce qui est planifié
Exemple de code de conduite :
Ne pas commencer à travailler en ouvrant sa boîte e-mail
Ne pas allumer l’ordinateur entre 19h et 21h
Ne pas répondre à un e-mail pour le travail après 18h30
Commencez doucement et rajoutez-vous des règles au fur et à mesure de votre expérience. Si vous avez envie d’être un peu plus exigeant avec vous-même pour essayer de sortir de votre zone de confort, servez-vous de citations pour inspirer vos rituels. Par exemple :
Plus l’esprit est fort, plus il faut qu’il agisse ; il meurt dans le repos, il vit dans l’exercice. – Napoléon.
Cette citation pourra vous aider par exemple à réduire le temps de télévision le soir et à le remplacer par la lecture d’articles ou de livres, la création de petits sites ou des expériences de référencement et de web marketing.
Maintenant que vous avez votre plan et votre code de conduite, vous avez de bonnes chances de ne pas vous prendre les pieds dans le tapis. Les prochains conseils vous aideront à vous organiser afin de libérer un peu plus de temps dans votre journée.
Une bonne organisation vous permettra d’être plus efficace dans votre travail. Voici quelques recommandations pour gagner en performance.
Avoir une To Do List
Si vous n’en faites pas, vous devez absolument commencer ! Faire une liste des choses à faire vous permettra de vous libérer l’esprit, de classer vos priorités et de suivre vos avancements.
Téléchargez et essayez différentes applications et outils pour gérer vos tâches pour sélectionner ceux qui fonctionnent le mieux pour vous.
Ces outils pourront être par exemple :
Google Calendar – Pour placer des jalons (fixer une date limite de mes actions)
Un bloc-notes papier – Pour noter les points clés de la journée.
ClickUp™ – Pour décomposer des tâches complexes en un ensemble de sous tâches.
Bien gérer la facturation et les devis
Finis les devis et les factures à la main. Utilisez l’outil gratuit OZénie pour faire vos devis, vos factures et gérer votre fichier client. Un business qui tourne rond, c’est aussi une gestion commerciale au top !
Planifier la veille pour le lendemain
Essayez le plus souvent de prévoir votre journée du lendemain avant d’aller vous coucher. Faites un point dans votre Click-Up pour mettre à jour l’avancement des tâches complexes, visionnez votre calendrier Google pour valider vos délais et ajoutez les tâches importantes qui composeront votre journée du lendemain sur le bloc note.
Petite astuce
Essayez de noter le nombre d’heures que vous aimeriez accorder à une tâche pour travailler en temps limité et vous mettre un petit coup de pression si vous dépassez trop.
Prenez le temps de faire correctement une tâche.
Pour des tâches qui demandent beaucoup de réflexion, préparez-vous pour ne pas être interrompu. Désactivez vos alertes Facebook, Twitter et Mail, mettez votre téléphone en silencieux, retournez-le pour ne plus voir l’écran puis mettez un casque audio pour vous isoler des bruits extérieurs. Si vous vous laissez distraire, vous risquez d’avoir besoin de beaucoup de temps pour vous concentrer de nouveau sur votre tâche. Du gâchis.
Quand vous le pouvez, essayez de faire une action à la fois. Dites-vous par exemple, “je ne réponds pas aux clients de 8h à 10h”. Profitez-en pour faire la tâche la plus complexe de la journée. Une fois cette tâche terminée, vous pourrez regarder vos mails, vos messages, vos réseaux sociaux, etc.
Conditionnez-vous pour les tâches pénibles
Les tâches pénibles sont un vrai problème. Elles peuvent vraiment gâcher une journée. Bien souvent, on essaye de se trouver des excuses ou de se créer des problèmes pour ne pas les faire.
Voici nos astuces pour traiter une tâche pénible :
Essayez de savoir pourquoi elle est pénible et relativisez. Rien n’est insurmontable.
Essayez de les regrouper le plus possible. Si vous devez passer beaucoup de coups de téléphone, dites-vous : « Mercredi après-midi, je m’accorde 2 heures pour le faire. »
Conditionnez-vous un peu de temps avant. Ajoutez la tâche sur votre calendrier pour vous y préparer.
Quand arrive le moment de planifier vos tâches sur votre bloc-notes, inscrivez l’heure de début envisagée devant la tâche pénible. Cela vous aidera à la commencer l’heure venue.
Planifier ce qu’on doit faire et faire ce qu’on a planifié
Une bonne organisation passe aussi par le fait de ne laisser que très peu de place à l’improvisation. Planifier un maximum les grandes lignes de votre journée. Vous gagnerez ainsi du temps pour sauter de tâches en tâches.
Maintenant que vous connaissez nos conseils pour vous organiser, abordons ensemble un mal qui peut arriver à tous les freelances travaillant à leur domicile : la déprime !
L’isolement peut vite se faire sentir et se transformer en déprime lorsque l’on travaille en freelance. Ce type de situation, mauvais pour votre santé mentale mais aussi pour les performances de votre entreprise, n’est pas une fatalité.
Voici quelques conseils pour éviter la déprime lorsqu’on travaille en freelance :
Travailler dans un endroit éclairé
Votre espace de travail est très important ! Installez-vous dans un espace lumineux, si possible avec fenêtre pour pouvoir profiter de l’air frais aux beaux jours.
Eviter le surmenage, faire des pauses
Respectez vraiment votre code de conduite et vos rituels. N’acceptez pas les choses que vous savez insurmontables et surtout, faites des pauses !
Sortez ! Quitter l’ordinateur pour faire une pause devant la télévision n’est pas forcément bénéfique. Allez faire un tour dehors, allez respirer l’air frais, écouter les oiseaux chanter, sentir l’odeur d’une boulangerie. Bref, profitez d’être votre propre patron et prenez le temps de vous accorder des phases de décompression. Il vous sera plus facile d’enchaîner des phases de concentration intense avec des bonnes coupures.
Pensez-y
Utilisez par exemple la technique de Pomodoro (30 minutes de travail, 5 minutes de pause par exemple) pour vous aider à régler vos phases de travail.
Noter et récompenser les victoires dans votre journée
Utilisez une application qui vous permettra de noter vos victoires et faire un petit récapitulatif de vos journées pour garder le moral.
Quand vous avez réussi une action ou un objectif que vous considérez comme une victoire, offrez-vous une petite récompense pour marquer le coup. Vous serez motivé pour aller chercher la prochaine victoire !
Changer d’endroit
Si vous avez un rituel qui vous demande de faire une tâche simple, n’hésitez pas à le faire dans des endroits différents de votre bureau. Si vous avez de la veille à faire par exemple, faites-la à la terrasse d’un café (ou sur votre terrasse).
Essayez de faire le maximum de tâches en dehors de votre bureau. Gardez votre bureau pour les tâches complexes, les tâches principales et l’extérieur pour les tâches secondaires.
Sortir et rencontrer du monde !
Vous êtes freelance, vous faites partie d’une grande famille maintenant. N’hésitez pas à trouver des endroits où vous pourrez trouver des confrères ! Les occasions sont nombreuses : conférences, séminaires, apéros web et pourquoi pas un jour dans la semaine en coworking.
Voir des gens régulièrement vous aidera grandement à garder le moral !
Certains porteurs de projets mal intentionnés font subir leur problème de trésorerie aux freelances avec qui ils collaborent. Pour prévenir ce type d’aléas, il est nécessaire de vous protéger :
Annoncez des pénalités en cas de retard de paiement par exemple ;
Soyez ferme et revendiquez vos droits quoi qu’il arrive
Exigez un acompte d’environ 30 % du coût du projet avant de commencer
À savoir
En cas d’impayés de la part d’un client, il est possible d’obtenir une “ordonnance portant injonction de payer” auprès de la Justice de proximité, pour des sommes inférieures ou égales à 4 000€, ou le Tribunal d’Instance pour des sommes supérieures. Un juge peut aussi délivrer une injonction de payer européenne. Il s’agit d’une procédure simplifiée applicable aux créances transnationales non contestées par le débiteur.
Dans tous les cas, vous devrez justifier d’une clause contractuelle entre les deux parties : bon de commande ou contrat signé par le client avec le montant du projet. Pensez donc toujours bien à protéger votre travail en rédigeant des contrats comportant des mentions bien précises.
Une autre erreur est assez naturelle en tant que nouveau freelance. C’est de ne pas oser négocier avec le porteur de projet, par peur de le perdre ou de le contrarier. Il est normal de vouloir obtenir la satisfaction de son client. Toutefois, il est indispensable d’être en mesure de négocier lorsque cela est nécessaire (coût du projet, conditions, etc.).
Attention
Ne dites pas “oui” au premier projet qui vous vient. Si ce n’est pas entièrement dans votre champ de compétences, vous prenez le risque d’obtenir l’insatisfaction du porteur de projet. Inutile de rappeler que l’insatisfaction d’un client engendre bouche-à-oreille négatif, donc moins de projets et moins de chiffre d’affaires.
Conclusion
Ces conseils vous aideront à travailler en freelance dans de bonnes conditions. N’hésitez pas à partager vos idées et vos conseils d’organisation pour votre activité de freelance dans les commentaires.
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