1. Vous vous perdez dans vos fichiers Excel

Si vous passez des heures et des heures à jongler entre votre boîte mail et vos feuilles de calcul Excel pour créer vos devis et factures, vous savez à quel point cela peut être chronophage. Mais, en plus d’être une perte de temps, ces pratiques favorisent les erreurs et la perte d’information. Exit les feuilles de calcul interminables et la galère des tableurs avec un logiciel de devis et facturation.

2. Vous oubliez de relancer vos clients

Dans une relation avec un client, les mails et les appels de suivi, ainsi que la relance de devis, sont au moins aussi importants que le premier contact. Si vous ne parvenez pas à garder un oeil constant sur vos prospects pour les relancer au bon moment, vous risquez de perdre de nombreuses opportunités. Un logiciel de facturation permet justement de garder une trace de chaque prospect et d’agir au bon moment.

3. Vous ne parvenez pas à faire des prévisions

Pour une entreprise, il est essentiel de se projeter dans l’avenir et d’avoir une idée, ne serait-ce que approximativement, de ses résultats futurs. Sans anticipation, il est beaucoup plus dur de s’organiser et de se préparer aux éventuels défis à venir, ce qui peut causer de gros problèmes, notamment d’ordre financier. Heureusement, un logiciel de devis et facturation vous permet d’avoir une vision claire de votre chiffre d’affaires actuel et futur. Vous allez également pouvoir effectuer un suivi précis de vos créances. Fonctionnalité indispensable, elle vous évitera les mauvaises surprises concernant vos comptes dont vous allez pouvoir anticiper l’état à l’aide de tableaux de bord détaillés.

4. Vous faites souvent des erreurs dans vos documents

Les logiciels de facturation permettent d’éviter les erreurs sur vos factures et devis grâce à l’automatisation du process. Il suffit d’entrer la liste des produits ou des services à facturer ainsi que la quantité de chacun d’eux et le logiciel va se charger du reste. Il déterminera d’ailleurs le bon taux de TVA à appliquer selon le produit ou service concerné. De plus, vous n’aurez plus qu’à choisir le client concerné et envoyer le document en moins d’une minute. Il est à noter que le client et les informations qui lui sont liées auront été préalablement renseignés dans le logiciel, ce qui préviendra les données erronées. Enfin, vous n’oublierez aucune information obligatoire, notamment les informations concernant le produit ou la prestation de services, la date et le numéro de la facture, l’identité du client, le mode de paiement, etc.

5. Vous n’avez pas de base de données clients

C’est un des principaux avantages d’un logiciel de facturation. Il va permettre à l’entreprise de centraliser toutes les fiches clients en répertoriant des informations essentielles : adresse, SIRET, taux de TVA applicable, modalités de facturation, etc. À l’aide du numéro de téléphone et de l’adresse mail, vous pourrez également mettre en place des campagnes d’emailing ou de SMS auprès de vos clients.

Vous êtes concerné par l’un de ces 5 signes ? Alors n’attendez plus pour utiliser un logiciel de gestion des devis et factures et améliorer votre gestion client en conséquence.