Dans notre monde de plus en plus numérisé, les factures papier sont devenues une source d’inefficacité et de coût pour les entreprises et les particuliers. Il est temps de passer aux factures numériques et de mettre fin à l’utilisation des factures papier. Voici six bonnes raisons d’en finir avec les factures papiers :
1. Gain de temps :
Les factures papier peuvent être une source de perte de temps importante pour les entreprises et les particuliers. En effet, il est souvent nécessaire de se déplacer physiquement pour récupérer les factures envoyées par courrier, de les trier et de les archiver. Ce processus peut être fastidieux, surtout lorsqu’il y a un grand nombre de factures générées.
En revanche, les factures numériques peuvent être facilement envoyées et reçues. Les clients peuvent recevoir leurs factures directement dans leur boîte e-mail, sans avoir à attendre qu’elles soient envoyées par courrier. De plus, les factures sous forme électronique peuvent être triées automatiquement grâce à des filtres et des classements par catégorie, ce qui permet de gagner du temps et d’optimiser la gestion administrative.
Enfin, elles peuvent être archivées de manière électronique, ce qui évite la nécessité de stocker physiquement les documents. Cela permet de réduire les coûts de stockage et d’économiser de l’espace, tout en garantissant l’accessibilité des factures en cas de besoin.
2. Économie :
Les factures papier sont souvent associées à des coûts supplémentaires qui peuvent être évités grâce à l’utilisation de factures au format numérique. En effet, les factures papier nécessitent l’impression de plusieurs documents, l’utilisation de papier, d’enveloppes, de timbres et l’envoi par courrier postal. Tout cela peut représenter des coûts considérables pour les entreprises et les particuliers.
Cependant, les factures informatisées éliminent tous ces coûts supplémentaires. Les factures seront envoyées et reçues via des plateformes en ligne graduellement, ce qui évite les coûts d’impression, de papier et d’enveloppes. De plus, les factures numériques sont souvent envoyées gratuitement par email, ce qui évite les coûts de timbres et de frais de port.
Pour les entreprises, l’utilisation de factures sous forme numérique peut avoir un impact significatif sur leur rentabilité. En éliminant les coûts liés à la gestion des factures papier, les entreprises peuvent réduire leurs dépenses et améliorer leur marge bénéficiaire. De plus, en réduisant le volume de papier utilisé pour les factures, les entreprises peuvent contribuer à la préservation de l’environnement tout en améliorant leur image de marque.
3. Respect de l’environnement :
L’utilisation excessive de papier a un impact négatif sur l’environnement, notamment en termes de déforestation, d’émissions de gaz à effet de serre, de consommation d’eau et d’énergie. L’industrie papetière est l’une des industries les plus polluantes au monde, et la production de papier est responsable de la destruction de nombreux habitats naturels et de la dégradation des écosystèmes.
En optant pour des factures au format informatisé , vous pouvez contribuer à la réduction de la consommation de papier. Les factures électroniques sont envoyées et stockées en ligne, ce qui évite l’utilisation de papier, d’enveloppes et de timbres. Cela permet de réduire la quantité de papier utilisée pour la gestion de la comptabilité, ce qui est un geste positif pour la planète.
De plus, en réduisant la consommation de papier, les entreprises et les particuliers peuvent contribuer à la réduction des émissions de gaz à effet de serre. En effet, la production de papier nécessite de l’énergie, de l’eau et de nombreux produits chimiques, ce qui contribue aux émissions de gaz à effet de serre responsables du changement climatique.
4. Sécurité des données :
La sécurité des données est une préoccupation importante pour les entreprises et les particuliers. Les factures papier peuvent être égarées, perdues ou endommagées, ce qui peut entraîner des erreurs de comptabilité, des pertes financières et des retards de paiement.
L’article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans […] ».
En revanche, les factures dématérialisées sont stockées de manière sécurisée sur des serveurs, ce qui garantit la sécurité de vos données et la possibilité de les retrouver facilement en cas de besoin. Les informations sensibles telles que les numéros de compte bancaire et les informations personnelles sont cryptées pour empêcher tout accès non autorisé. De plus, les serveurs sont souvent protégés par des pare-feux et des logiciels antivirus pour éviter les attaques de virus et de pirates informatiques.
En cas de besoin, les factures au format numérique peuvent être facilement trouvées et consultées en ligne. La facturation électronique entre les entreprises françaises assujetties à la TVA interviendra progressivement entre 2024 et 2026. Plus d’infos : https://www.economie.gouv.fr/cedef/facturation-electronique-entreprises. Les plateformes de facturation électronique offrent des fonctionnalités de recherche qui permettent de retrouver rapidement les factures en utilisant des critères tels que la date, le numéro de facture ou le nom du fournisseur. Cela facilite la gestion de la comptabilité et réduit le risque d’erreurs et de pertes de données.
5. Accessibilité :
L’accessibilité est un autre avantage majeur des factures numériques. Contrairement aux factures papier qui nécessite d’être stockées physiquement dans un lieu donné et peuvent être consultées à tout moment et de n’importe où, tant que vous avez accès à une connexion internet.
Cela est particulièrement pratique pour les entreprises qui ont besoin de gérer leur comptabilité au quotidien. Avec les factures au format numérique, il est possible de suivre en temps réel les transactions financières, de vérifier l’état des paiements et de s’assurer que les factures ont été reçues et traitées.
De plus, les factures informatisées peuvent être consultées à partir de différents appareils, tels que les smartphones, les tablettes ou les ordinateurs portables. Cela permet aux entreprises de rester connectées à leur comptabilité en déplacement, lors de voyages d’affaires ou de vacances.
Elles peuvent également être envoyées instantanément, ce qui permet de réduire les délais de traitement et de paiement. Les entreprises peuvent ainsi éviter les retards de paiement et les frais supplémentaires qui en résultent, et améliorer leur flux de trésorerie.
6. Simplification administrative :
La simplification administrative est l’un des avantages les plus importants des factures numériques. En effet, celles-ci permettent d’automatiser certaines tâches administratives, telles que la comptabilité et l’archivage, ce qui réduit les risques d’erreur humaine et de perte de temps.
Les informations importantes telles que les dates de paiement, les numéros de facture et les montants sont automatiquement enregistrés dans les systèmes de comptabilité de l’entreprise. Cela permet de réduire les tâches administratives fastidieuses et de gagner du temps.
De plus, les factures informatisées permettent de simplifier le processus d’archivage en permettant de stocker les factures numériques sur des serveurs sécurisés. Cela évite d’avoir à stocker des piles de papiers et permet de trouver facilement et rapidement une facture en cas de besoin.
Enfin, l’automatisation des processus de comptabilité peut également aider à réduire les coûts de main-d’œuvre en réduisant les tâches administratives et en permettant aux employés de se concentrer sur leur cœur de métier.
En conclusion, les factures électroniques sont un choix intelligent pour les entreprises et les particuliers qui cherchent à améliorer leur efficacité et à réduire leurs coûts. En finissant avec les factures papiers, nous contribuons à un monde plus respectueux de l’environnement et plus efficace.
