Suivre son fond de caisse permet d’assurer la traçabilité financière précise et fidèle de son salon, spa ou institut de beauté. Mais comment le gérer au quotidien ? Et éviter les erreurs de caisse ?

À quoi sert le fond de caisse ?

Le fonds de caisse a avant tout pour but de clarifier le montant réel dont vous disposez en espèces dans votre tiroir caisse. Pour faire simple, cette opération consiste à compter le montant en espèce dans votre tiroir le matin et dès fois le soir, et de le reporter dans un logiciel de caisse, comme par exemple OZénie.

Ainsi, votre logiciel de caisse, comme OZénie, vous permettra alors de vérifier que le montant que vous avez obtenu correspond bien à ce que vous êtes censé avoir. Il vérifiera cela en calculant tous les mouvements ayant été opérés dans la journée (fonds de caisse précédent, ventes, frais de caisse …). 

Une première vérification de ce fonds de caisse doit obligatoirement se faire avant de commencer votre journée de vente. Il faut déjà commencer par veiller à ce que le fond de caisse indiqué (que vous êtes censé avoir) corresponde bien à ce qu’il y a réellement dans votre tiroir caisse. 

Ce n’est peut-être pas vous qui avez renseigné le dernier fond de caisse la veille, et vous n’êtes pas à l’abri qu’une erreur ait été commise. Si vous détectez déjà une anomalie avant même de commencer à vendre, il vaut mieux corriger cela immédiatement.

C’est le fond de caisse du Matin !!!

Une dernière vérification du fond de caisse devra se faire à la fin de votre journée de vente, juste avant de clôturer. 

C’est le fond de caisse du Soir !!!

Le fond de caisse peut être contrôlé à n’importe quel moment de la journée afin de vérifier que le montant théorique qui vous est affiché par votre caisse correspond à la réalité, et que vous puissiez détecter d’éventuelles erreurs avant de faire celui de fin de journée.

Pourquoi est-il important de faire un fond de caisse 

Sur le long terme, il vous permettra de :

1. Suivre vos finances : Le fond de caisse vous permet de suivre les entrées et les sorties d’argent de votre entreprise.
2. Prévention de la fraude : Le fond de caisse vous permet de vérifier que toutes les transactions en espèces sont enregistrées et que l’argent est utilisé à bon escient.
3. Préparation des déclarations fiscales : Le fond de caisse peut vous aider à préparer vos déclarations fiscales en fournissant une trace claire des transactions en espèces.
4. Contrôle budgétaire : En enregistrant régulièrement vos entrées et sorties de fonds, vous pouvez mieux contrôler votre budget et éviter les dépenses excessives.

 Quels sont les avantages d’un logiciel de caisse certifié ?

Quand les transactions quotidiennes sont nombreuses, la gestion manuscrite de la caisse devient difficile. Il convient alors de s’équiper d’un logiciel de caisse certifié comme OZénie.

OZénie comptabilise lui-même chacune des entrées et sorties d’argent tout au long de la journée et conserve une trace de chaque ticket de caisse édité dans le point de vente. Cela n’empêche pas la vérification quotidienne du montant contenu dans la caisse, mais le logiciel de gestion facilite la tâche du commerçant. 

Depuis 2018, l’utilisation d’un logiciel de caisse est soumis à la certification NF525 (certifié par l’AFNOR) c’est obligatoire et doit être justifiable pour le commerçant. Cette loi a pour objectif de limiter les fraudes.  

Si vous ne bénéficiez pas de la certification NF525, lors d’un contrôle fiscal, vous vous exposez à des risques. En effet, vous devez toujours impérativement présenter un certificat prouvant la conformité et la fiabilité de votre logiciel.

Si ce n’est pas le cas, vous risquez une amende de 7 500€ à la date de ce contrôle. De plus, dans les 60 jours qui suivent, il sera obligatoire de fournir cette certification sous peine de payer à nouveau une amende du même montant. Attention, fournir une fausse attestation est passible de 3 ans de prison et d’une amende 45 000€ !

En résumé, le fond de caisse est un outil essentiel pour une gestion financière efficace et responsable de votre entreprise. Il est essentiel de bien référencer le nom du responsable de caisse pour chaque période. De cette manière, il devient plus évident de comprendre les raisons d’un éventuel écart de caisse.