La note de frais est une pratique très répandue dans le monde de l’entreprise. C’est en réalité le récapitulatif des frais qu’un employé ou un gérant a payé dans le cadre de son activité professionnelle pour le compte de la société.

Quel est le fonctionnement d’une note de frais ? 

Les notes de frais sont émises lorsque les ressources personnelles sont engagées  dans le cadre de son activité professionnelle. 

Cela peut être par exemple : 

1. Les frais kilométriques 
2. Les frais de bouche (restaurant, repas d’affaires) 
3. Les achats professionnels 
4. Les frais de déplacements 
5. Les frais de logement (hôtel) 

Pour que tous ces frais lui soient remboursés, le salarié doit alors rédiger et adresser une note de frais à son employeur. Il doit tout de même pouvoir justifier que tous ces frais entrent dans le cadre de l’intérêt de l’entreprise.  

Les méthodes pour gérer les notes de frais  

Pour gérer les notes de frais, il existe différentes méthodes. On peut en compter 3. 

1. Les frais réels : ici l’employeur rembourse le montant exact que le salarié à payer. Ici le salarié va devoir présenter chaque facture, justificatifs. 

1. Les déductions forfaitaires spécifiques : cette méthode ne s’applique que pour certaines branches de métiers. L’idée est qu’une déduction forfaitaire est faite sur la base des cotisations sociales et des contributions d’assurance chômage. 

1. Les forfaits : c’est un budget global fixé à l’avance. L’employé dans cette méthode n’a aucun justificatif à fournir. 

L’importance d’une bonne gestion 

Bien gérer les notes de frais est d’une grande importance pour un gérant de société. Ce dernier doit pouvoir garder le contrôle sur ces notes tout en s’organisant pour pouvoir ne pas perdre trop de temps. 

Le contrôle des notes de frais a pour but d’assurer que les frais engagés par le salarié soient bien conformes à la politique de dépense. L’idée est d’écarter les notes de frais qui seraient des abus ou fraudes. 

Les erreurs à ne pas faire en matière de notes de frais 

Que cela soit par l’employé ou l’employeur, des erreurs concernant les notes de frais peuvent être évitées. 

Les erreurs de l’employé, il existe deux grandes erreurs qu’il peut commettre :

1. Ne pas présenter de justificatif 
2. Réaliser des dépenses abusives 

Les erreurs de l’employeur, il existe deux grandes erreurs également :

1. Le non-respect du mode d’indemnisation 
2. L’oubli du respect de la limite d’exonération des charges sociales 

La mauvaise gestion des notes de frais a des conséquences 

Ne pas détecter les fraudes peut être coûteux pour une entreprise. Cette pratique de la fraude est pourtant élevée au sein des entreprises, cela représente en moyenne 12% des employés. 

Il y a également des fraudes qui se banalisent de plus en plus : 

1. La présentation d’anciens frais 
2. La présentation plusieurs fois du même justificatif 
3. Le remboursement bien plus important du seuil des sommes autorisées 

La meilleure solution pour ne plus faire d’erreurs avec les notes de frais 

Pour éviter toutes les erreurs, fraudes, les entreprises doivent se doter de solutions efficaces. 

Il existe notamment des solutions numériques, qui permettent de ne plus perdre les justificatifs papiers en les scannant et en évitant les doublons avec un logiciel d’analyse de contenus. 

Un logiciel de gestion de notes de frais permet donc de gagner du temps tout en réduisant le risque de fraude à un seuil minimum.