Certification ou conformité… Qu’en est-il réellement ? Est-ce vraiment nécessaire ? Qui est concerné ?
Nous allons tout vous expliquer et évoquer les règles imposées par l’État pour tous les systèmes d’encaissement. Vous êtes assujettis à la TVA et vous enregistrez des encaissements clients avec un logiciel de gestion quel qu’il soit ? (comptabilité,caisse, facturation, etc…)
Alors vous êtes concernés.
Ce que dit la loi.
L’article 286 du CGI (Code Général des Impôts) en vigueur depuis le 1er janvier 2018 prévoit : “ L’obligation pour tous assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui effectuent des livraisons de biens et des prestations de services à destination de clients particuliers et qui enregistrent les règlements correspondant au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, d’utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale. ”
OK, citer la loi c’est bien, mais la comprendre c’est mieux.
Nous constatons aujourd’hui un réel manque d’information à ce sujet, c’est pour cela que nous allons éclaircir tout ça.
Le logiciel utilisé doit donc respecter quatre conditions en vue d’un contrôle de l’administration fiscale.
Inaliénabilité, sécurisation, conservation et archivage.
Le respect de ces conditions peut être justifié par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l’éditeur.
Ce que je risque.
Si le commerçant ne répond pas à cette obligation, il pourra être sanctionné d’une amende de 7500€ par système ou logiciel non certifié. Il sera également contraint de s’équiper dans les 60 jours sous peine de recevoir une nouvelle contravention du même montant. De plus, l’absence de certificat lors d’un contrôle fiscal peut déboucher sur la mise en œuvre d’un contrôle plus poussé sur la gestion du chiffre d’affaires/TVA et, plus largement, sur une demande de traitements informatiques TVA.
Droit de contrôle
Le contrôle de la détention de l’attestation ou du certificat peut être réalisé dans le cadre de la nouvelle procédure de contrôle inopiné (art. L.80 O du LPF) ou bien dans le cadre d’une vérification classique.
OK, ça se précise non ?
Maintenant il reste à dissiper le doute autour de la différence entre certification et attestation.
Les éditeurs de logiciels peuvent emprunter deux voies différentes pour rendre leur logiciel conforme aux dispositions prévues par la loi française. La voie de la certification, et la voie de l’auto attestation.
La certification
La certification est délivrée par des organismes accrédités. Elle offre une garantie de la qualité et de la sécurité des produits sur lesquels elle est apposée.
Elle nous assure la fiabilité des produits qui doivent répondre à différentes exigences pour l’obtenir:
- L’identification des processus et des données d’encaissement
- La sécurisation de l’enregistrement des données relatives à l’encaissement par la signature électronique
- La création d’une piste d’audit, outil de traçabilité des opérations d’encaissement
- L’archivage et la conservation des données d’encaissement
- L’absence de fonctions occultant des données d’encaissement
Seuls les organismes accrédités (LNE et Afnor Certification) sont habilités à certifier les logiciels et systèmes de caisse. La certification s’adresse aussi bien aux éditeurs de logiciels qu’aux logiciels internes qui cherchent à se mettre en conformité avec la réglementation.
L’attestation
L’attestation est un document individuel délivré par l’éditeur du logiciel ou système de caisse utilisé par le contribuable. La réglementation ne prévoit pas de cahier des charges technique pour le respect des quatre critères évoqués précédemment. L’éditeur peut donc tout à fait attester lui-même que son logiciel est conforme à la législation, mais ne pourra en aucun cas affirmer que ce dernier est bien certifié.
Certains éditeurs vous diront qu’ils n’ont pas fait certifier leur logiciel par manque d’argent ou de temps pour passer les différents contrôles de qualité, mais que ce dernier est tout de même conforme… C’est à vos risques et périls ! D’apparence, ce dernier peut tout à fait fonctionner, mais si par malheur, lors d’un contrôle, ce dernier s’avérait non conforme, alors vous subirez de fâcheuses répercussions.
Alors, c’est plus clair ? Maintenant, une question se pose…
Comment savoir si mon logiciel est certifié ?!
Le plus simple est de demander à l’éditeur en question de vous transmettre son certificat. S’il vous transmet une simple attestation de conformité, rédigée par l’entreprise elle-même, vous saurez que vous avez à faire à un logiciel conforme et non pas certifié.
Il est important de préciser que certains éditeurs peuvent refuser de délivrer des attestations compte tenu des paramétrages de leur logiciel, trop éloignés de la configuration d’origine, ou de systèmes complexes avec une multitude d’intervenants (éditeurs, intégrateurs…). Dans ce cas, les entreprises n’ont pas d’autres choix que de se tourner vers les organismes accrédités pour obtenir leur certification.
Bon OK, ils ont pensé à tout.
En réalité, pas vraiment.
Quelques zones troubles subsistent…
La dernière loi des finances a réduit le champ d’application pour permettre d’alléger les contraintes de mise en conformité. Malgré tout, certaines difficultés persistent car la réglementation ne donne pas de définition précise d’un “logiciel ou système de caisse” … Elle ne donne pas non plus de cahier des charges précis comme référentiel contrairement à d’autres dispositifs tels que le “FEC” ou le “CFCI”. (Fichiers des Écritures Comptables et Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées)
En conclusion
La certification est le fruit d’une démarche volontaire de professionnels décidés à prendre de réels engagements vis-à-vis de leurs clients.
L’attestation de l’éditeur ne vaut rien, sinon qu’à le croire sur parole. Un éditeur qui n’a ni les ressources techniques pour faire valider son logiciel ni le temps pour, devrait déjà nous mettre la puce à l’oreille. Nous ne saurions trop vous conseiller d’investir dans un logiciel certifié qui n’est ni plus ni moins que le prix de votre tranquillité.
Pour les systèmes ou logiciels de caisse développés en interne, seule la voie de la certification est ouverte aux contribuables.
En cas de demande de certification auprès de la LNE ou AFNOR Certification, il est nécessaire de réaliser un état des lieux du logiciel / système de caisse avant d’envisager le dépôt du dossier.
