La facture est un élément de preuve d’une opération commerciale et recèle donc une valeur juridique importante. Elle sert par ailleurs de justificatif comptable et de support à l’exercice des droits sur la TVA.
Elle répond à certaines contraintes de contenu, définies par les textes et notamment le code de commerce, qui a évolué au 1er octobre 2019.
Commençons par la forme…
Les règles de forme de la facture
Une facture est une note détaillée de services réalisés ou de marchandises vendues.
Elle doit répondre à un certain nombre d’obligations :
- être rédigée en français
- être établie en 2 exemplaires, dont l’original est pour le client
- comporter un certain nombre d’indications qui seront décrites à la suite.
Une entreprise établie en France peut également sous certaines conditions facturer dans une monnaie étrangère et rédiger la facture dans une langue étrangère.
Et à présent passons au fond !
Quelles sont les mentions obligatoires ?
Voici les principales mentions obligatoires des factures :
La date de la facture
La date à laquelle la facture est émise, lors de la vente ou de la prestation de service, doit obligatoirement être mentionnée.
Le numéro de la facture
Il s’agit d’un numéro unique, basé sur une séquence chronologique et continue. Une facture ne pouvant être supprimée, il ne doit y avoir aucun “trou” dans la numérotation.
L’identité du vendeur ou du prestataire de services
la dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel), l’adresse du siège social et l’adresse de facturation (si différente),
le numéro Siren ou Siret, la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), le numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), le numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans).
L’identité de l’acheteur ou du client
La dénomination sociale (ou nom pour un particulier), l’adresse du client (sauf opposition pour un particulier), et l’adresse de facturation et livraison si elle est différente.
Le numéro du bon de commande
Uniquement s’il a été préalablement émis par l’acheteur.
Le numéro d’identification à la TVA
Il apparaître ici le numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel si ce dernier est assujetti à la TVA. Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant HT est inférieur ou égal à 150 €.
La désignation des produits ou services
la dénomination précise (nature, marque et référence produit sans oublier les matériaux et la main d’œuvre), la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA ajoutée, ainsi que les éventuelles remises et autres rabais doivent apparaître.
Le prix catalogue
Il s’agit du prix unitaire hors TVA des produits vendus ou du taux horaire hors TVA des services fournis.
Le taux de TVA légalement applicable
Si différents taux de TVA s’appliquent, ils doivent apparaître de manière claire.
L’éventuelle réduction de prix
Sont concernés ici les rabais, promotions, et remises à la date de vente ou de la prestation.
La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
Bien évidemment, les sommes HT et TTC doivent apparaître obligatoirement sur la facture.
L’adresse de facturation
Uniquement si elle est différente de celle du siège social de l’entreprise.
Les informations sur le paiement
Doivent obligatoirement figurer :
- la date à laquelle le paiement doit intervenir ou le délai de paiement
- les conditions en cas de paiement anticipé
- les taux de pénalités en cas de non paiement ou retard de paiement
La garantie légale
Depuis le 1er juillet 2021 les documents de facturation doivent mentionner l’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans minimum pour les catégories de biens déterminés par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021.
Voilà une facture bien remplie, mais il reste encore une catégorie de mentions…
Les mentions… particulières !
Voici les cas particuliers pouvant se présenter ainsi que les mentions particulières correspondantes à apposer sur la facture :
- Le vendeur ou prestataire est membre d’une association agréée
Ajouter la mention : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
- Le vendeur a un régime de franchise de TVA
Ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».
- Le sous traitant ne déclare plus la TVA, c’est l’entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA)
Ajouter la mention « autoliquidation de la TVA ». Et indiquer qu’il s’agit d’un « montant hors taxe ».
- Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire
Mentionner l’assurance souscrite au titre de l’activité.
Factures électroniques : comment ça fonctionne ?
La facture dématérialisée va se généraliser. Le déploiement sera progressif entre 2024 et 2026 en tenant compte de la taille des entreprises.
La facture peut être émise par voie électronique grâce à l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié, découvrez OZénie et prenez une longueur d’avance !
A savoir : Le contenu d’une facture dématérialisée doit correspondre mot pour mot à celui d’une facture papier.
Pour en savoir plus, consultez notre article : Dématérialisation des factures, Obligations 2024
Maintenant que c’est plus clair, il reste un détail à aborder..
Quels sont les risques encourus pour des infractions aux règles de facturation ?
Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s’exposent aux amendes suivantes :
- une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Toutefois le montant de l’amende ne peut excéder le 1/4 du montant de la facture.
- une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende peut être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la première sanction.
Un oubli peut coûter très cher en facturation !
Quels sont les délais de conservation ?
Les factures doivent être conservées pendant 10 ans, en leur qualité de pièces comptables. Elles peuvent être conservées sous format papier ou électronique.
